1. Choisissez une personne responsable de la PERCEPTION, munissez-la d’un agenda, demandez-lui de réserver un temps précis chaque semaine pour exécuter ce travail.
2. Fournissez à cette personne les instructions et les autorisations nécessaires pour qu’elle puisse régler elle-même un certain nombre de dossiers. Elle devrait être autorisée à accepter des paiements postdatés pour une période limitée, négocier jusqu’à concurrence de la totalité ou d’une partie des intérêts, accorder possiblement certains crédits et soumettre les dossiers directement aux procureurs lorsque nécessaire.
3. Choisissez un délai maximal (par exemple : 30 ou 45 jours), après lequel les comptes fournisseurs seront transmis à cette personne afin qu’elle fasse des appels téléphoniques.
4. Dès l’expiration de ce délai, la personne responsable communiquera avec vos débiteurs en suivant les règles ci-après.
5. La personne responsable des appels sera toujours polie, s’identifiera clairement et précisera la raison de son appel et le montant dû.
6. Si le premier appel ne donne pas lieu à un paiement immédiat, créez un dossier pour ce débiteur et réunissez-y les documents disponibles tels que, la convention d’ouverture de crédit, les soumissions, les bons de commande, les factures, les bons de livraison, les états de compte, les chèques sans provision, la correspondance, etc. Ajoutez à cette documentation, si disponible, toute fiche ou entente de crédit conclue avec ce débiteur et toute information obtenue à son sujet. Chaque appel téléphonique doit être résumé et consigné au dossier.
   NOTEZ TOUT
   Inscrivez chaque étape à l’agenda, à partir du tout premier contact. À COMPTER DE CE MOMENT, LE DOSSIER NE DOIT JAMAIS ÊTRE CLASSÉ SANS DATE DE RAPPEL.
7. Ne terminez jamais une conversation sans fixer avec le débiteur l’échéance du prochain paiement et/ou de la prochaine communication, et inscrivez-la à l’agenda.
8. Essayez de ne jamais terminer une conversation sans obtenir un versement partiel, même minime.
9. Lorsqu’aucun versement n’est effectué, vous devez obtenir la date la plus rapprochée à laquelle un versement peut être espéré, notez cette date à l’agenda, et communiquer à nouveau avec le débiteur à la date prévue.
10. Si vous acceptez des paiements échelonnés, observez les règles suivantes :
    • Préférez toujours des chèques postdatés à une promesse de versement en personne sur une longue période. Notre expérience démontre que tôt ou tard, le débiteur fait défaut ou oublie un versement et le processus de recouvrement est à recommencer. Copiez les chèques avant de les déposer;
    • vérifiez toujours que l’échéance finale est raisonnable en regard du montant à percevoir et de la capacité de payer de votre débiteur;
    • préférez des versements hebdomadaires ou aux deux semaines à des versements mensuels. En plus d’accélérer la perception totale, vous éviterez ainsi qu’un compte soit sans activité pendant une longue période;
    • tentez toujours d’obtenir un premier versement d’un montant plus élevé en argent comptant ou par chèque certifié;
    • tentez d’obtenir ce premier versement immédiatement en échange de l’échelonnement du solde. Si vos factures ou votre contrat prévoient la perception d’un intérêt, calculez cet intérêt à l’avance dans les versements à venir;
      par exemple, une dette de 650,00 $, incluant les intérêts à jour :
      un arrangement prévoyant un versement comptant immédiat de : 250,00 $
      plus quatre chèques de 102,40 $ toutes les deux semaines pour : 410,00 $
      TOTAL : 660,00 $
      REMARQUE : (le montant additionnel de 10,00 $ représente les intérêts de 24 % l’an sur la somme de 400,00 $; les intérêts étant calculés sur le solde décroissant toutes les deux semaines).
11. Ne soyez jamais menaçant, mais soyez ferme et fidèle à votre parole.
12. Tout dossier dans lequel il n’y a aucune activité ou aucun versement pendant une certaine période ou dans lequel il y a absence de collaboration du débiteur pourra être transmis à LALONDE GERAGHTY RIENDEAU, avocats, avec copie du dossier. Il en est de même pour tout dossier dans lequel un chèque sans provision n’est pas remplacé avec remboursement des frais bancaires dans les 24 heures. N’oubliez pas qu’une dette est prescrite après trois ans.REMARQUE : Il faut faire attention lorsque vous n’avez pas d’entente signée pour les intérêts. En effet, si vous consentez des délais pour permettre le paiement, vous reportez habituellement la date à laquelle vous expédieriez la mise en demeure. Or, en l’absence d’une entente écrite quant aux intérêts, il est possible que ceux-ci ne soient dus qu’à partir de la date de la mise en demeure ou de l’assignation. Il est parfois possible d’obtenir un consentement au paiement des intérêts en échange d’un délai.

Le présent document est un aide-mémoire seulement et ne remplace pas l’opinion de votre avocat.
P.-S. : la majorité de nos aide-mémoire est disponible gratuitement: www.lgra.ca
© Lalonde Geraghty Riendeau, Avocats S.P.A., 2013