Toute personne constituée en corporation connaît l’existence du livre des minutes qu’elle reçoit lors de l’incorporation, souvent pour ne plus y penser par la suite jusqu’à ce qu’un problème se pose. Mais quelles sont les obligations de la société à cet égard ? La société doit tenir et conserver un certain nombre de registres et être en mesure de produire des copies des différentes résolutions qu’elle adopte. La formule du livre des minutes ou livre des procès-verbaux est donc largement répandue. Ce volume contient un certain nombre de sections. En voici une brève description.

1) Certificat de constitution

À cette rubrique devraient être consignés le certificat de constitution et les différentes annexes qui constituent les documents d’incorporation, incluant la structure de capital et les restrictions au transfert des actions, de même que toute autre annexe qui pourrait restreindre les pouvoirs de la société ou fixer ses pouvoirs d’emprunt. Au cours de la vie corporative, il peut survenir, pour différentes raisons, des modifications au certificat de constitution ou des fusions avec d’autres sociétés. Les documents de modification sont aussi insérés à cet endroit. Ces documents devront être produits par la société quand viendra le temps de déterminer l’étendue des pouvoirs qu’elle possède lorsqu’elle voudra poser certains gestes: déclaration de dividendes, rachat d’actions, achat d’immeubles, hypothèques, emprunts, etc.

2) Convention entre actionnaires et/ou convention unanime des actionnaires

De plus en plus d’actionnaires signent entre eux une convention entre actionnaires, laquelle gère différents aspects de la vie corporative. La société peut être partie à une telle convention et il est utile de consigner une copie de celle-ci au livre des procès-verbaux afin qu’il en soit tenu compte lors de transactions importantes ou lorsque certaines décisions doivent être prises par la société. Lorsque tous les actionnaires signent un document par lequel les pouvoirs du conseil d’administration sont restreints quant à la gestion des activités ou des affaires internes de la société, alors on parle d’une convention « unanime ». L’existence de celle-ci doit être déclarée au registre des entreprises du Québec, que la société ait été incorporée sous la loi provinciale ou fédérale, si elle est immatriculée au Québec. Cette convention unanime pourra être consultée par les créanciers de la société sur simple demande.

3) État des informations

La Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes moralesexige que, lors de sa constitution, toute société produise une déclaration initiale auprès du Registraire des entreprises. Cette déclaration vise à alimenter un registre central (État des informations sur une personne morale). À l’occasion de son rapport annuel, la société doit payer des droits annuels et tenir à jour cette déclaration. À défaut, la société pourra être radiée d’office. Si des changements surviennent entre les périodes de déclaration annuelle, la déclaration suivante doit en faire état.

4) Règlement général et autres règlements

Lors de son organisation, la société devrait avoir adopté un règlement général prévoyant les différents modes de convocation des réunions, les fonctions de chacun de ses administrateurs et officiers et autres détails de sa gestion. Ce règlement, ainsi que les règlements subséquents (règlement général d’emprunt, règlement bancaire, etc.) sont consignés sous cette rubrique.

5) Procès-verbaux/résolutions des actionnaires et des administrateurs

Dès sa formation, la société doit faire une première résolution d’organisation et procéder à l’acceptation des soumissions reçues pour la souscription à des actions du capital-actions, nommer des administrateurs, adopter le règlement général, le règlement d’emprunt et le règlement bancaire et autoriser l’émission des certificats d’actions s’il y a lieu. Une fois cette organisation faite, les administrateurs se réunissent entre eux pour nommer ceux qui occuperont des postes de dirigeants (président, secrétaire trésorier, etc.). Les actionnaires auront aussi nommé un vérificateur, ou si la loi leur permet, d’y renoncer et de nommer un expert-comptable.

Suite à l’insertion des réunions d’organisation, suivent les assemblées annuelles et spéciales des actionnaires. À l’occasion de ces assemblées, ceux-ci reçoivent le rapport du vérificateur ou de l’expert-comptable, l’approuvent, procèdent à l’élection de nouveaux administrateurs, et nomment un nouveau vérificateur pour l’année à venir. La loi exige qu’une telle assemblée ait lieu une fois l’an. Il n’y a pas d’obligation de tenir d’assemblée formelle des membres du conseil d’administration, mais il est de coutume, à tout le moins, de tenir une telle assemblée suite à l’assemblée annuelle des actionnaires et à la réélection des administrateurs, afin que ceux-ci reconfirment leurs postes de dirigeants. La loi provinciale a été modifiée pour prévoir la possibilité d’être dispensé de constituer un conseil d’administration en situation d’actionnaire unique.

NOTE : Toute assemblée des actionnaires ou des administrateurs doit être précédée d’un avis de convocation conforme aux règlements généraux et dans le délai fixé par ceux-ci. Toutefois, une assemblée non validement convoquée peut être accompagnée d’une renonciation à l’avis de convocation. Dans les sociétés comprenant un plus petit nombre d’actionnaires ou d’administrateurs, il est de coutume de procéder non pas par assemblée, mais par une résolution signée par tous pour tenir lieu d’assemblée. Tant pour les renonciations à l’avis de convocation que pour les résolutions tenant lieu d’assemblées, la signature de toutes les personnes devant être convoquées est requise.

6) Actionnaires/administrateurs

La plupart des livres de procès-verbaux contiennent ces deux rubriques pour permettre d’y inscrire les coordonnées des actionnaires et administrateurs, la date de leur entrée en fonction ainsi que celle de leur départ. Les ajouts et les départs doivent faire l’objet d’une déclaration auprès du Registraire des entreprises.

7) Registre des valeurs mobilières

Sous cette rubrique, la société inscrit, pour chacun des actionnaires, chaque souscription acceptée, chaque transfert et chaque modification d’action, de sorte que l’on puisse connaître l’identité des actionnaires, le nombre exact d’actions détenues par chacun dans chaque catégorie d’actions, la provenance de ces actions et le numéro de chaque certificat.

8) Registre des transferts

Les certificats d’actions dûment émis et signés sont des valeurs qui peuvent être transigées. À moins de restrictions dans la charte, ou de restrictions contenues à une convention unanime d’actionnaires, ces certificats peuvent être endossés et transmis. Toutefois pour être opposable à la société, le transfert doit être enregistré par le secrétaire de la société et on doit annuler le certificat appartenant au vendeur des actions pour en émettre un nouveau à l’acquéreur. Il est important que la société conserve tout certificat annulé afin d’assurer qu’il n’y a pas double emploi. La plupart des livres de procès-verbaux contiennent une rubrique « Registre des transferts » dont la signature fait double emploi avec l’endossement du certificat.

9) Certificats d’actions

Théoriquement, les certificats d’actions étant des titres, ceux-ci devraient être remis à leur détenteur. La majorité des sociétés n’ont qu’un seul ou un très petit nombre d’actionnaires qui sont liés. Il est donc fréquent, après l’émission des certificats d’actions, de trouver les originaux de ceux-ci, pour chacun des détenteurs, à la fin du livre des procès-verbaux. Il est désormais possible pour les sociétés à charte provinciale d’émettre des actions sans certificat, suite à quoi un avis est remis à l’actionnaire en ses lieux et place.

Le présent document est un aide-mémoire seulement et ne remplace pas l’opinion de votre avocat.
P.S.: La majorité de nos aide-mémoire est disponible gratuitement : www.lgra.ca
© Lalonde Geraghty Riendeau, Avocats S.P.A., 2011